ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ ΚΑΙ ΔΕΣΜΕΥΣΕΙΣ
Η παρούσα Πολιτική Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και Δεσμεύσεις αφορά στις κάτωθι εταιρείες του Ομίλου G4S στην Ελλάδα και ειδικότερα στις:
1. «G4S ΕΛΛΑΣ ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΕΠΑΝΔΡΩΜΕΝΩΝ – ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ΣΥΜΜΕΤΟΧΩΝ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ» και με Διακριτικό Τίτλο «G4S HELLAS HOLDING SA»
2. G4S ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΕΠΑΝΔΡΩΜΕΝΩΝ – ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ» και με Διακριτικό Τίτλο «G4S SECURΕ SOLUTIONS S.A.»
3. “G4S ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΕΠΑΝΔΡΩΜΕΝΩΝ – ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΑΕΡΟΠΟΡΙΚΩΝ ΚΑΙ ΛΙΜΕΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ΤΟΥΡΙΣΤΙΚΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ» και με Διακριτικό Τίτλο «G4S AVIATION AND PORTS SECURE SOLUTIONS SA»
4. «G4S ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΕΠΙΤΗΡΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ» και με Διακριτικό Τίτλο «G4S SECURITY SYSTEMS AND MONITORING SERVICES (GREECE) SA»
5. «G4S ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΞΙΩΝ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ» και με Διακριτικό Τίτλο «G4S CASH SOLUTIONS S.A.»
6. «G4S ΙΔΙΩΤΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ, ΕΜΠΟΡΙΑΣ ΚΑΙ ΠΑΡΟΧΗΣ ΠΡΟΗΓΜΕΝΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΤΗΛΕΜΑΤΙΚΗΣ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ» και με Διακριτικό Τίτλο «G4S TELEMATIX SA»
7. «G4S Υπηρεσίες Διοικητικής Υποστήριξης Περιφερειακής Διεύθυνσης Κεντρικής και Νοτιοανατολικής Ευρώπης Εταιρεία Περιορισμένης Ευθύνης» και με Διακριτικό Τίτλο «G4S RMS Ltd»
Όλες οι ανωτέρω εταιρείες και μία προς μία θα αποκαλούνται εφεξής ως η “G4S”
ΔΕΣΜΕΥΤΙΚΟΙ ΕΤΑΙΡΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ
1. Η G4S είναι απολύτως αφοσιωμένη στην πλήρη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ήτοι του Κανονισμού υπ’ αριθμ. 2016/679 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών). Κατ’ ακολουθίαν, η G4S τηρεί τις διαδικασίες που σκοπό έχουν να διασφαλίσουν ότι όλοι οι εργαζόμενοι, οι υποψήφιοι εργαζόμενοι ή υποψήφιοι συνεργάτες, οι ανάδοχοι, οι σύμβουλοι, οι εταίροι ή άλλοι συνεργάτες της G4S (συλλογικά καλούμενοι Χρήστες δεδομένων), οι οποίοι έχουν πρόσβαση σε Προσωπικά Δεδομένα που διατηρεί η G4S ή που διατηρούνται για λογαριασμό της, είναι πλήρως ενήμεροι και τηρούν τις υποχρεώσεις τους έναντι του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων.
2. Η G4S σέβεται τα δικαιώματα επί των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κάθε ατόμου, το οποίο εμπιστεύεται σε εμάς τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του και η G4S συμμορφώνεται με τους νόμους και τους κανονισμούς που προστατεύουν τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα. Θεωρούμε τη νόμιμη και αρμόζουσα μεταχείριση των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ως εξαιρετικά σημαντική για την επιτυχία των δραστηριοτήτων μας και ουσιώδη για τη διατήρηση της εμπιστοσύνης μεταξύ της G4S και εκείνων με τους οποίους συνεργαζόμαστε. Η παρούσα Πολιτική αφορά σε όλα τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα που συλλέγονται, υποβάλλονται σε επεξεργασία, κοινοποιούνται ή χρησιμοποιούνται από την G4S.
3. Η G4S πρέπει να συλλέγει και να χρησιμοποιεί πληροφορίες για τα άτομα με τα οποία συνεργάζεται, προκειμένου να λειτουργεί και να διεξάγει τις δραστηριότητές της. Σε αυτά τα πρόσωπα μπορεί να περιλαμβάνονται το ευρύ κοινό , παλαιοί, τωρινοί ή μέλλοντες εργαζόμενοι, πελάτες και προμηθευτές, και άτομα που απολαμβάνουν τις υπηρεσίες που παρέχουμε. Ο χειρισμός και η αντιμετώπιση των εν λόγω Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα πρέπει να γίνεται καταλλήλως, ανεξάρτητα από τον τρόπο με τον οποίο συλλέγονται, καταγράφονται και χρησιμοποιούνται, είτε είναι σε έντυπη μορφή, σε εγγραφές υπολογιστή είτε καταγράφονται με άλλα μέσα.
4. Αποτελεί ευθύνη κάθε Διευθυντικού Στελέχους της G4S να τηρεί την παρούσα Πολιτική στον τομέα των λειτουργικών ή επιχειρησιακών αρμοδιοτήτων του, να δίδει το παράδειγμα και να παρέχει οδηγίες στους Χρήστες Δεδομένων του τομέα του. Όλοι οι Χρήστες Δεδομένων έχουν την ευθύνη να ακολουθούν τις αρχές και τους κανόνες που καθορίζονται από την παρούσα Πολιτική, και αναμένεται δύνανται να αναγνωρίσουν εάν συλλέγουν, επεξεργάζονται, κοινοποιούν ή χρησιμοποιούν Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα. Οι Χρήστες δεδομένων πρέπει να γνωρίζουν τις γενικές προϋποθέσεις και αρχές τηρήσεως του απορρήτου οι οποίες διέπουν τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα, και να γνωρίζουν πότε πρέπει να προωθούν τα ζητήματα στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων.
ΑΡΧΕΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ ΗΔΗ ΑΠΟ ΤΟΝ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟ ΚΑΙ ΕΞ ΟΡΙΣΜΟΥ
5. Η παρούσα Πολιτική αναλύει τις σχετικές Αρχές Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να εφαρμοστούν αυτές οι Αρχές.
6. Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων παρέχει τις συνθήκες για την επεξεργασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Διακρίνει επίσης μεταξύ «Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα» και «Ευαίσθητων Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα».
· Ως Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα ορίζεται κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο.
· Ως Ευαίσθητα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα ορίζονται εκείνα τα δεδομένα που παρέχουν πληροφορίες σχετικά με:
- Φυλετική ή εθνοτική καταγωγή
- Πολιτική άποψη
- Θρησκευτικές/φιλοσοφικές πεποιθήσεις
- Ιδιότητα μέλους συνδικαλιστικής οργάνωσης
- Φυσική ή πνευματική υγεία ή κατάσταση
- Σεξουαλική ζωή ή γενετήσιος προσανατολισμός
- Βιομετρικά δεδομένα
7. Κάθε Χρήστης Δεδομένων που επεξεργάζεται Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα πρέπει να συμμορφώνεται με 6 αρχές ορθής πρακτικής. Σύμφωνα με τις αρχές, τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα:
· υποβάλλονται σε σύννομη και θεμιτή επεξεργασία με διαφανή τρόπο σε σχέση με το Υποκείμενο των Δεδομένων
· συλλέγονται για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς, και δεν υποβάλλοντα σε περαιτέρω επεξεργασία με τρόπο που δεν είναι συμβατός με τους εν λόγω σκοπούς
· είναι επαρκή, συναφή και περιορισμένα σε ό,τι είναι αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία
· είναι ακριβή
· διατηρούνται σε μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των Υποκειμένων των Δεδομένων που αφορούν για διάστημα όχι μεγαλύτερο από όσο είναι απαραίτητο για τους σκοπούς για τους οποίους τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα υποβάλλονται σε επεξεργασία
· υποβάλλονται σε επεξεργασία με τρόπο που διασφαλίζει την κατάλληλη προστασία τους, συμπεριλαμβανομένης της προστασίας από μη εξουσιοδοτημένη ή παράνομη επεξεργασία και από τυχαία απώλεια, καταστροφή ή παραποίηση, με χρήση κατάλληλων τεχνικών ή οργανωτικών μέτρων, και ενεργώντας σύμφωνα με τα δικαιώματα των Υποκειμένων των Δεδομένων σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων.
8. Μια θεμελιώδης αρχή της προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα απαιτεί η επεξεργασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα από την G4S να πραγματοποιείται νόμιμα και θεμιτά. Όταν συλλέγετε και επεξεργάζεστε Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα, αναλογιστείτε πώς θα θέλατε να σας αντιμετωπίζει μια εταιρεία που συλλέγει τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα που σας αφορούν και εφαρμόστε τους σχετικούς νόμους, κανονισμούς και την παρούσα Πολιτική.
9. Όλοι οι Χρήστες Δεδομένων της G4S πρέπει:
· Να συλλέγουν και να επεξεργάζονται Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα μόνο με νόμιμη αιτιολογία, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει τα νόμιμα επαγγελματικά συμφέροντα της G4S. Για παράδειγμα, κάποιες κατευθυντήριες γραμμές της G4S ή εγχώριοι νόμοι απαιτούν τη ρητή συγκατάθεση του Υποκειμένου των Δεδομένων πριν από τη συλλογή των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα του.
· Να ενημερώνουν τα Υποκείμενα των Δεδομένων για τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα τους, πριν από τη συλλογή των πληροφοριών («Δήλωση απορρήτου»). Σημείωση – αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να ενημερώσετε προσωπικά τα Υποκείμενα των Δεδομένων, αλλά μπορείτε να τα παραπέμψετε σε μια συγκεκριμένη Δήλωση Απορρήτου που είναι σχετική και εφαρμοστέα.
· Να συλλέγουν μόνο τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα που απαιτούνται για έναν συγκεκριμένο επαγγελματικό σκοπό.
· Να γνωρίζουν τυχόν συμβατικές υποχρεώσεις σε σχέση με την επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (συμπεριλαμβανομένων τυχόν συγκεκριμένων μεθόδων μεταβίβασης ή απαιτήσεων ασφαλείας).
· Να χρησιμοποιούν τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα μόνο για τον επαγγελματικό σκοπό που περιγράφεται στη Δήλωση Απορρήτου ή στη Φόρμα Συγκατάθεσης ή με τρόπο που θα αναμένει λογικά το Υποκείμενο των Δεδομένων. «Συγκατάθεση» σημαίνει κάθε ελεύθερα παρεχόμενη, ξεκάθαρη, ανακλητή ένδειξη συμφωνίας του Υποκειμένου των Δεδομένων για επεξεργασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα του. Η Δήλωση Απορρήτου είναι η προφορική ή γραπτή δήλωση που παρέχεται στα Υποκείμενα των Δεδομένων κατά τη συλλογή Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα που τα αφορούν. Η Δήλωση Απορρήτου περιγράφει ποιος συλλέγει Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα, γιατί συλλέγονται τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα, με ποιον τρόπο θα χρησιμοποιηθούν, θα κοινοποιηθούν, θα αποθηκευτούν και οποιαδήποτε άλλη σχετική πληροφορία θα πρέπει να γνωρίζει το Υποκείμενο των Δεδομένων.
· Να χρησιμοποιούν τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα με τρόπους που δεν θα έχουν επιζήμιες συνέπειες για το Υποκείμενο των Δεδομένων το οποίο αφορούν, εκτός και αν η εν λόγω χρήση δικαιολογείται από το νόμο.
· Να ανωνυμοποιούν τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα όπου αυτό είναι δυνατό και κατάλληλο, με τρόπο που θα διασφαλίζει την απαραίτητη προφύλαξη των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και των Ευαίσθητων Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
10. Απαιτείται υπεύθυνη διαχείριση των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, ώστε να προστατεύονται τα δικαιώματα απορρήτου αυτών και να υπάρχει συμμόρφωση με τους νόμους που αφορούν το την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
11. Όταν συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε ή/και διατηρούμε Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα, η G4S πρέπει να λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα, ώστε:
· Τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα να είναι ακριβή και ενημερωμένα σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής των πληροφοριών (από τη συλλογή μέχρι την καταστροφή) και μόνο για το χρονικό διάστημα που είναι αναγκαίο για το σκοπό της συλλογής ή σύμφωνα με τις απαιτήσεις του νόμου.
· Να προστατεύει τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα ώστε να μην κοινοποιούνται σε άλλους, οι οποίοι δεν έχουν βάσιμους επαγγελματικούς λόγους να αποκτήσουν πρόσβαση στις πληροφορίες αυτές.
· Να συμμορφώνεται με τις Πολιτικές Ασφαλείας Πληροφοριών και τις Διαδικασίες της G4S κατά την επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
· Να εμποδίζει την κακή χρήση των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα για σκοπούς που δεν συνάδουν με τον αρχικό σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν
· Να διασφαλίζει την ιχνηλασιμότητα των Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους. Η «ιχνηλασιμότητα» ακολουθεί τον κύκλο ζωής των πληροφοριών και παρακολουθεί κάθε πρόσβαση στα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα και κάθε αλλαγή σε αυτά και στα σημεία που είναι ευρίσκονται. Βοηθά την G4S να επιδείξει διαφάνεια, συμμόρφωση και τήρηση των κανονισμών
· Να αναφέρει κάθε παραβίαση του απορρήτου Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα , σύμφωνα με τους όρους της εφαρμοστέας Πολιτικής Παραβίασης Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Παραβίαση Πολιτικής Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα σημαίνει κάθε μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη, απόκτηση, πρόσβαση , καταστροφή ή μεταβολή Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, ή οποιαδήποτε παρόμοια ενέργεια που εμπλέκουν Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα, ή οποιοδήποτε άλλο περιστατικό το οποίο ενδέχεται να έχει θέσει σε κίνδυνο την εμπιστευτικότητα, την ακεραιότητα ή τη διαθεσιμότητα των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
12. Η G4S έχει ορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων, ο οποίος είναι υπεύθυνος για την παροχή συμβουλών σε ζητήματα απορρήτου των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και για την υλοποίηση Ελέγχων για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
13. Όταν αμφιβάλλετε για το αν τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα θα χρησιμοποιηθούν για το σκοπό για τον οποίο έχουν συλλεχθεί, ή στην περίπτωση που έχετε οποιαδήποτε άλλη ερώτηση σχετικά με τη διαχείριση των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, μελετήστε τις Πολιτικές της G4S ή επικοινωνήστε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων στην ηλεκτρονική διεύθυνση Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε..
ΝΟΜΙΜΗ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ
14. Σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (και σύμφωνα με τους ισχύοντες Κανόνες Προστασίας των Δεδομένων), πρέπει να υπάρχει νόμιμη βάση για την επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Δεν επιτρέπεται να γίνει επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, αν δεν υπάρχει τουλάχιστον μία νόμιμη βάση για αυτό:
15. Τα βασικά στοιχεία της «νόμιμης βάσης» για την επεξεργασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα που ισχύουν για την G4S είναι τα εξής:
· Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση μιας σύμβασης, συμβαλλόμενο μέρος του οποίου είναι το Υποκείμενο των Δεδομένων, (όπως μια σύμβαση εργασίας) ή για τη λήψη μέτρων κατόπιν αιτήματος του Υποκειμένου των Δεδομένων πριν από τη σύναψη της σύμβασης - αυτό συμβαίνει συνήθως όταν πρόκειται για Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Τμήματος ανθρώπινου δυναμικού.
· Η επεξεργασία είναι απαραίτητη ώστε να συμμορφωθούμε με τις νόμιμες υποχρεώσεις μας.
· Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των νόμιμων επαγγελματικών συμφερόντων της G4S.
· Μας έχει δοθεί η συγκατάθεση, όταν είμαστε Υπεύθυνη Επεξεργασίας, από το Υποκείμενο των Δεδομένων του οποίου τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα υποβάλλονται σε επεξεργασία. Όταν στηριζόμαστε σε συγκατάθεση ως νόμιμη βάση για την επεξεργασία, η εν λόγω συγκατάθεση πρέπει να είναι ρητή όσον αφορά τη συλλογή Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα και τους σκοπούς για τους οποίους χρησιμοποιούνται αυτά, και θα πρέπει να τηρείται αρχείο της συγκατάθεσης.
ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ
16. Ίσως να είναι απαραίτητο να κοινοποιηθούν τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα σε άλλες συνδεόμενες με την G4S εταιρείες, δημόσιους οργανισμούς και τρίτα μέρη, για νόμιμους επαγγελματικούς λόγους, ή άλλως επειδή επιτρέπεται ή απαιτείται από το νόμο. Οι Υπεύθυνοι Επεξεργασίας Δεδομένων που κοινοποιούν Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα σε τρίτα μέρη πρέπει να λάβουν τη διαβεβαίωση ότι το τρίτο μέρος έχει την ικανότητα και την πρόθεση να προστατεύσει τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα, σύμφωνα με τα πρότυπα και τις αρχές που περιέχονται στην παρούσα Πολιτική. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω δέουσας επιμέλειας, αξιολόγησης κινδύνου ή/και σύμβασης με το τρίτο μέρος. Εάν εντοπιστούν κίνδυνοι, θα πρέπει να θεσπιστούν οι κατάλληλες απαιτήσεις (συμπεριλαμβανομένων των τεχνικών διασφαλίσεων και των οργανωτικών μέτρων), ώστε να διασφαλιστεί η επαρκής προστασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα. Συνήθως απαιτείται η σύναψη συμφωνίας επεξεργασίας, όταν παρέχεται πρόσβαση σε Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα σε ένα τρίτο μέρος , προκειμένου να γίνει η επεξεργασία των εν λόγω Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα για λογαριασμό της G4S. Εάν δεν έχει συναφθεί τέτοια συμφωνία, το θέμα θα πρέπει να μελετηθεί από τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων της επιχείρησης. Επιπλέον, απαιτούνται παρόμοιοι διακανονισμοί, όταν οι εταιρείες της G4S επεξεργάζονται δεδομένα η μία για την άλλη ή για λογαριασμό η μία της άλλης.
17. Οι ερωτήσεις σχετικά με τις απαιτήσεις για την αποκάλυψη Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα σε τρίτα μέρη θα πρέπει να απευθύνονται στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων.
18. Σε πολλές περιπτώσεις, η χρήση τρίτων μερών συνεπάγεται επίσης τη μεταβίβαση Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα πέρα από τα σύνορα της χώρας. Επίσης, πολλές επαγγελματικές διαδικασίες απαιτούν τη μεταβίβαση Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα εντός του Ομίλου εταιρειών της G4S.
19. Όταν μεταβιβάζετε Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα σε τρίτα μέρη, διασυνοριακά, θα πρέπει:
· Να προσδιορίσουμε ότι έχουμε νόμιμη αιτιολογία για τη μεταβίβαση των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (π.χ. βάσιμο επαγγελματικό λόγο)
· Να ακολουθούμε τις οδηγίες ή τυχόν τοπικές νομικές απαιτήσεις (π.χ. ειδοποίηση του Υποκειμένου των Δεδομένων, ειδοποίηση της Αρχής Προστασίας Δεδομένων, χρήση συμβατικών διασφαλίσεων, όπως οι Πρότυπες Συμβατικές Ρήτρες, παρόμοιες με τις πρότυπες ρήτρες της ΕΕ).
· Η μεταβίβαση Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα από εταιρείες της G4S που δρουν ως Υπεύθυνοι Επεξεργασίας εντός του ΕΟΧ σε άλλες Εταιρείες της G4S με έδρα εκτός ΕΟΧ επιτρέπεται μόνο μέσω των συμβατικών διασφαλίσεων των Πρότυπων συμβατικών ρητρών. «Τρίτο μέρος» είναι οποιοδήποτε πρόσωπο, συμπεριλαμβανομένων των νομικών οντοτήτων, με το οποίο αλληλεπιδρά η G4S και δεν είναι Εταιρεία της G4S ούτε συγγενής επιχείρηση.
ΑΤΟΜΙΚΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΣΕ ΣΧΕΣΗ ΜΕ ΤΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ
20. Έχουμε θεσπίσει διαδικασίες ώστε τα Υποκείμενα των Δεδομένων να ασκούν τα ατομικά δικαιώματά τους σε σχέση με τα προσωπικά δεδομένα. Αυτά περιλαμβάνουν Αιτήματα πρόσβασης Υποκειμένου των Δεδομένων και άλλα δικαιώματα σε σχέση με τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα. Στην περίπτωση που το Υποκείμενο των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα υποβάλλει αίτημα, θα πρέπει να δράσουμε σύμφωνα με τη διαδικασία για την Πρόσβαση του Υποκειμένου των Δεδομένων. Όσον αφορά άλλα αιτήματα που υποβάλλονται –όπως το δικαίωμα για δυνατότητα μεταφοράς ή αιτήματα για παράλειψη– αυτά θα πρέπει να αναφέρονται στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων.
21. Στην περίπτωση παραβιάσεων Δεδομένων, πρέπει να ακολουθήσετε αμέσως την Πολιτική Διαχείρισης Παραβίασης Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΙΣΜΩΝ
22. Όσον αφορά τους προβληματισμούς σχετικά με την κατάλληλη διαχείριση των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, η συγγενής επιχείρηση που μαθαίνει για πιθανή παραβίαση της ισχύουσας νομοθεσίας ή/και της παρούσας πολιτικής θα πρέπει να ειδοποιήσει αμέσως τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων. Εναλλακτικά, μπορεί να αναφέρει την υποψία (ανώνυμα) στην γραμμή καταγγελιών της G4S «Speak Out» στην ηλεκτρονική σελίδα www.g4s.com .